Verfahrensabläufe in der Akkreditierung von Systemen & Institutionen

Nachfolgend finden Sie die Verfahrensabläufe, wie sie im Detail für die jeweils von uns angebotenen Qualitätssiegel vorgesehen sind.

Ablauf einer Systemakkreditierung in Deutschland

Das Systemakkreditierungsverfahren zur Erlangung des Siegels des Akkreditierungsrates in Deutschland besteht aus folgenden Elementen:

  1. Bewertung des Qualitätsmanagementsystems (für Studium und Lehre) einer Hochschule
  2. Zwei Audits (Ortsbegehungen) mit Durchführung von Stichproben zur Überprüfung seiner Wirksamkeit
  3. Nach der Hälfte der ersten Akkreditierungsperiode legt die Hochschule der Agentur eine Selbstevaluation vor (Zwischenevaluation). Die Agentur erstellt einen Bericht über das Ergebnis der Zwischenevaluation, die gegebenenfalls Empfehlungen zur Behebung von Qualitätsmängeln enthält, stellt ihn der Hochschule zur Verfügung und veröffentlicht ihn.
Ablauf einer Systemakkreditierung im Überblick

Follow-Up

Der Umgang mit etwaigen Empfehlungen oder Auflagen aus einemVerfahren sowie mit wesentlichen Änderungen des geprüften Gegenstands während der Laufzeit eines Qualitätssiegels ist im Detail in der einschlägigen Handreichung zu den Kriterien und Verfahrensgrundsätzen des Siegels beschrieben.

Gerne beantworten wir alle Ihre Fragen zum Verfahren auch im persönlichen Gespräch!

Verfahrensablauf im Detail

Den Verfahrensablauf in Detailschritten finden Sie hier.

1. Vorbereitung

Hochschule Kontaktaufnahme mit der Agentur
Hochschule
+ ASIIN
Vorbereitendes Gespräch zum Verfahren der Systemakkreditierung
ASIIN Erstellung eines Angebots

2. Vertragsschluss

Hochschule
(+ ASIIN)
Annahme des Angebots durch die Hochschule bzw. Vertragsschluss durch Kostenübernahmeerklärung der Hochschule gemäß Vertragsbedingungen

3. Antrag auf Zulassung zum Verfahren der Systemakkreditierung

Hochschule Antrag auf Zulassung zum Verfahren der Systemakkreditierung oder Teilsystemakkreditierung

4. Zulassung

ASIIN Vorprüfung über die Erfüllung der Zulassungsbedingungen. Zulassung oder Ablehnung durch die Akkreditierungskommission für Qualitätsmanagementsysteme.

Wenn die Zulassung erfolgt: Weiter mit Punkt 5.

Wenn Zulassung versagt wird: Abschluss des Verfahrens und Abrechnung der Gebühr für die Zulassungsprüfung.

5. Begutachtung

Hochschule
+ ASIIN
Erstellung und Einreichung der Selbstbewertung und Dokumentation durch die Hochschule

Vor endgültiger Abgabe der Selbstbewertung und Dokumentation bietet die ASIIN ein Treffen in ihrer Geschäftsstelle an, um den Bericht auf formale Vollständigkeit zu überprüfen und ihn gemeinsam mit den Verantwortlichen der Hochschule durchzusprechen
ASIIN Zusammenstellung der Gutachtergruppe

5.1 Begehung System

ASIIN Prüfung der schriftlichen Antragsunterlagen durch die Gutachterinnen und Gutachter
Hochschule
+ ASIIN
Feinabstimmung des Ablaufs der ersten Begehung zwischen ASIIN und Hochschule
Hochschule
+ ASIIN
Durchführung der ersten Begehung an der Hochschule durch die Gutachtergruppe mit Gesprächsrunden mit verschiedenen Gruppen auf Basis der Antragsunterlagen
ASIIN Berichtlegung über die erste Begehung durch die Gutachterinnen und Gutachter sowie Feststellung, ob und welche ergänzenden Unterlagen für die Fortsetzung des Verfahrens benötigt werden

Festlegung der Stichprobe
Hochschule Stellungnahme der Hochschule zum Bericht
ASIIN Terminierung der zweiten Begehung in Abstimmung mit den Gutachterinnen und Gutachtern und der Hochschule

Zwischenbericht in der ASIIN Akkreditierungskommission

5.2 Begehung Stichprobe

Hochschule Erstellung und Einreichung der ggf. benötigten Ergänzungen und der Unterlagen für die Stichprobe durch die Hochschule
ASIIN Prüfung der ggf. benötigten Ergänzungen und der Unterlagen für die Stichprobe durch die Gutachterinnen und Gutachter

Ggf. Hinzuziehung weiterer Gutachter
ASIIN +
Hochschule
Feinabstimmung des Ablaufs der zweiten Begehung zwischen ASIIN und Hochschule
ASIIN +
Hochschule
Durchführung der zweiten Begehung an der Hochschule durch die Gutachtergruppe mit Gesprächsrunden mit verschiedenen Gruppen
ASIIN Berichtlegung über die zweite Begehung durch die Gutachterinnen und Gutachter
Hochschule Stellungnahme der Hochschule zum Bericht

5.3 Zusammenführung der Ergebnisse

ASIIN Zusammenführen der vorliegenden Berichte und Bewertungen
ASIIN (Gutachter) Abschließende Bewertung der Gutachterinnen und Gutachter der Systemakkreditierung (aus den Begehungen 1 und 2)

Entwurf einer Beschlussempfehlung für die Akkreditierungskommission (intern)

Abschluss der Berichtlegung der Gutachterinnen und Gutachter und Übermittlung des Berichtes an die Hochschule (ohne Beschlussempfehlung)
Hochschule Stellungnahme der Hochschule zum Bericht

6. Entscheidung

ASIIN Abschließende Stellungnahme der Gutachterinnen und Gutachter und Beschlussempfehlung für die Akkreditierungskommission

Entscheidung über die Akkreditierung durch die Akkreditierungskommission der ASIIN

Mitteilung der Entscheidung an die antragstellende Hochschule und an die jeweils zuständige nationale Stelle (in Deutschland den Akkreditierungsrat)

Übergabe des abschließenden Akkreditierungsberichts an die Hochschule sowie an an die jeweils zuständige nationale Stelle (in Deutschland den Akkreditierungsrat)
Veröffentlichung der Ergebnisse im Internet ggf. nach den jeweiligen nationalen Vorgaben

Der Verfahrensablauf zur Erlangung des ASIIN-Systemsiegels

Der Ablauf des Akkreditierungsverfahrens gliedert sich in die folgenden Phasen:

Verfahrensablauf zur Erlangung des ASIIN-Systemsiegels im Überblick

Verfahrensablauf im Detail

Den Verfahrensablauf in Detailschritten finden Sie hier.

1. Vorbereitung

Hochschule Kontaktaufnahme mit der Agentur.
Die Agentur benötigt Basisinformationen über die Hochschule (Gründungsdatum, rechtlicher Status, Organisationsform, Trägerschaft, Größe, Bildungsangebot, Struktur und interne Organisation, vorliegende Zertifizierungen oder Zulassungen, etc.) und ihres Qualitätsmanagements in Kurzform / als Übersichten.
Hochschule
+ ASIIN
Vorbereitendes Gespräch zu dem / den angestrebte/n Siegel/n, zum Verfahren und zu den Kriterien
ASIIN Angebotserstellung (ggf. für ein gekoppeltes Verfahren für mehrere Siegel/Zertifikate)

2. Vertragsschluss

Hochschule
(+ ASIIN)
Annahme des Angebots durch die Hochschule bzw. Vertragsschluss.
Kostenübernahmeerklärung der Hochschule gemäß Vertragsbedingungen (gestaffelte Kosten).

3. Eröffnung des Verfahrens

(ASIIN) Die Akkreditierungskommission für Systeme der ASIIN entscheidet über die Eröffnung des Verfahrens.
Negativ: Verfahren beendet, anteilige Verrechnung der Kosten.
Positiv: Eröffnung erfolgt, Fortsetzung mit Schritt 4

4. Vorprüfung SER

Hochschule Einreichung der Selbstbewertung / Selbstevaluation + Belege über die Erfüllung der Anforderungen für das ASIIN-Systemsiegel auf Basis hochschuleigener Unterlagen / Datensammlungen.
ASIIN Die Verfahrensbetreuer der ASIIN prüfen die Unterlagen der Hochschule auf Aussagekraft und Vollständigkeit.
Hochschule + ASIIN Vor endgültiger Abgabe der Selbstevaluation bietet die ASIIN ein Treffen zur Besprechung der Ergebnisse der Vorprüfung an.
Der Ort des Gesprächs wird im Zuge der Angebotserstellung festgelegt.
Hochschule Möglichkeit der Ergänzung oder Überarbeitung der Selbstbewertung / Selbstevaluation und Belege.
ASIIN Die ASIIN stellt eine Gutachtergruppe zusammen
Hochschule Einreichung der finalen Fassung der Selbstbewertung / Selbstevaluation und Belege für die ASIIN-Gutachter

5. Begutachtung

ASIIN (Gutachter) Dokumentenprüfung durch die Gutachter: ggf. Rückfragen an die Hochschule
Hochschule Antworten auf die Rückfragen der Gutachter
ASIIN Internes Briefingmodul der Gutachter zur Abstimmung:

- der Vorab-Bewertung
- der Fragenliste für die Begehung
- des Ablaufplans für die Begehung
- des Sprechers des Gutachterteams.

Negativ: Verfahren beendet, anteilige Verrechnung der Kosten.

Positiv: Fortsetzung mit Schritt 6.3
ASIIN +
Hochschule
Feinabstimmung des Ablaufs der Begehung zwischen ASIIN und Hochschule gemäß Verfahrensgrundsätzen.
ASIIN +
Hochschule
Durchführung der Begehung an der Hochschule durch die Gutachtergruppe mit Gesprächsrunden mit verschiedenen Gruppen auf Basis der Antragsunterlagen.
ASIIN Berichtlegung über die Begehung durch die Gutachterinnen und Gutachter sowie Feststellung, ob und welche ergänzenden Unterlagen für die Fortsetzung des Verfahrens benötigt werden.
Hochschule Stellungnahme der Hochschule zum Bericht / Gutachten.
ASIIN  

6. Entscheidung

ASIIN Entscheidung über die Akkreditierung durch die Akkreditierungskommission für Qualitätsmanagementsysteme der ASIIN.

Mitteilung der Entscheidung an die antragstellende Hochschule.

Übergabe des abschließenden Akkreditierungsberichts / Gutachtens an die Hochschule. Veröffentlichung der Ergebnisse im Internet nach den Vorgaben der ESG (European Standards and Guidelines).

Follow-Up

Der Umgang mit etwaigen Empfehlungen oder Auflagen aus einemVerfahren sowie mit wesentlichen Änderungen des geprüften Gegenstands während der Laufzeit eines Qualitätssiegels ist im Detail in der einschlägigen Handreichung zu den Kriterien und Verfahrensgrundsätzen des Siegels beschrieben.

Gerne beantworten wir alle Ihre Fragen zum Verfahren auch im persönlichen Gespräch!